IL DIAGRAMMA YAMAZUMI E LA SUA UTILITA' PER LA QUALITA'

"Il tipo di spreco più pericoloso è quello che non riconosciamo come tale"
Shigeo Shingo

Un diagramma Yamazumi è uno strumento visuale utilizzato principalmente nel contesto della lean manufacturing e della gestione della qualità. Si tratta di un diagramma a barre che rappresenta la distribuzione del carico di lavoro tra le diverse fasi o le stazioni di lavoro di un processo. Ogni barra nel grafico rappresenta una specifica attività o operazione, e l'altezza della barra indica il tempo necessario per completare quella attività.

Il termine giapponese "yamazumi" indica, letteralmente, l'azione di "impilare", "mettere una cosa sopra l'altra" e, infatti, lo Yamazumi chart è un diagramma a barre che mostra il tempo di ogni attività all'interno di in un processo, visualizzandolo come un grafico a barre impilate.
L'origine dello Yamazumi chart può essere fatta risalire alle pratiche di produzione snella sviluppate in Giappone, in particolare nel sistema Toyota Production System (TPS) dove venne sviluppato come parte integrante delle metodologie di ottimizzazione dei processi per identificare e ridurre gli sprechi, migliorare l'efficienza e ottimizzare la produttività.

Un diagramma Yamazumi serve per spezzare i singoli compiti delle persone e visualizzarli con un riferimento temporale, in modo da accorgersi di eventuali sovraccarichi. Se viene mantenuto ben aggiornato, in un'ottica kaizen, è possibile in ogni momento visualizzare il carico di lavoro di un reparto.

Perché è utile nella gestione della qualità

Il diagramma Yamazumi è uno strumento particolarmente apprezzato nel campo della gestione della qualità per la sua capacità di ottimizzare i processi. Utilizzando questo strumento, infatti, le organizzazioni possono identificare con precisione dove si verificano sprechi e inefficienze, permettendo l'implementazione di misure correttive mirate. Inoltre, uno dei principi cardine della gestione della qualità è il miglioramento continuo e lo Yamazumi chart si inserisce perfettamente in questo contesto perché offre un mezzo per monitorare e valutare le prestazioni del processo nel tempo, fornendo dati quantitativi che possono essere utilizzati per guidare gli sforzi relativi al miglioramento.

Nel contesto della conformità alla ISO 9001, il diagramma Yamazumi aiuta a dimostrare che i processi sono stati analizzati, misurati e controllati, conformemente ai requisiti della norma e che lo si utilizza per avere un quadro empirico che permetta di prendere decisioni informate.

Ovviamente lo Yamazumi chart non è un'entità isolata ma deve essere utilizzato in combinazione con altri strumenti della qualità come i diagrammi di flusso dei processi, le matrici di causa-effetto e i piani di controllo, creando un ecosistema integrato per la gestione della qualità.

Come si realizza un diagramma Yamazumi?

Prima di procedere con la creazione di un diagramma Yamazumi, è fondamentale effettuare una pianificazione accurata e preparare adeguatamente i dati e le risorse necessarie. Questa fase è cruciale per garantire che il diagramma sia preciso, utile e in linea con gli obiettivi della qualità dell'organizzazione.

Il primo passo nella pianificazione è la definizione degli obiettivi specifici che si intendono raggiungere con il diagramma e che potrebbero includere l'identificazione di colli di bottiglia, l'ottimizzazione dell'efficienza operativa, o la conformità a specifici standard come la ISO 45001.

Una volta definiti gli obiettivi, il passo successivo è la selezione del processo o della linea di produzione da analizzare. Questa scelta dovrebbe essere fatta in base ai punti critici che necessitano di miglioramento e agli obiettivi dell'organizzazione.

Prima di procedere con la creazione del diagramma, è necessario raccogliere dati accurati sulle diverse attività del processo. Questi dati possono includere tempi di ciclo, carichi di lavoro, le risorse utilizzate, i costi associati e altri dati rilevanti. Esistono diverse metodologie per la raccolta dei dati, tra cui:

osservazione diretta: misurazione dei tempi e delle attività direttamente sul campo;
analisi dei dati storici: utilizzo di dati preesistenti, come registri di produzione o database;
interviste e questionari: raccolta di informazioni da parte del personale coinvolto nel processo

Per garantire l'affidabilità dei dati, è fondamentale utilizzare metodi standardizzati di raccolta e validazione, provvedere alla formazione del personale su come raccogliere dati accurati e utilizzare strumenti di misurazione calibrati. Una volta raccolti, i dati devono essere documentati e archiviati in un formato facilmente accessibile e comprensibile per garantirne la tracciabilità.

Oltre ai dati, è anche importante preparare le risorse necessarie per l'implementazione del diagramma e questo può includere la formazione del personale su come utilizzare e interpretare lo Yamazumi chart, la predisposizione di un apposito software o appositi strumenti di visualizzazione.

Infine, è fondamentale stabilire un piano temporale per l'implementazione del diagramma e questo dovrebbe includere una scadenza per la raccolta dei dati, la creazione del diagramma, l'analisi e l'implementazione di eventuali miglioramenti.

Il diagramma Yamazumi, essendo un grafico a barre, è composto da due assi: l'asse X (orizzontale) e l'asse Y (verticale). Comprendere ciò che ciascun asse rappresenta è fondamentale per interpretare correttamente il diagramma e utilizzarlo come strumento efficace per l'analisi dei processi.
L'asse X del diagramma rappresenta, tipicamente, le diverse fasi o stazioni di lavoro coinvolte in un processo come, ad esempio, le diverse fasi di una linea di montaggio in un'industria manifatturiera o le diverse fasi di un processo di assistenza al cliente in un'azienda di servizi.
L'asse Y, d'altra parte, rappresenta il tempo impiegato per completare ciascuna attività o il carico di lavoro associato a ciascuna fase. Di solito si utilizzano unità di tempo come secondi o minuti ma potrebbero essere utili anche altri riferimenti come il numero di unità prodotte, ecc.
La combinazione di questi due assi fornisce una vista completa del flusso di lavoro e permette un'analisi dettagliata delle prestazioni di un processo. Ad esempio, barre alte sull'asse Y potrebbero indicare colli di bottiglia nel processo, mentre una distribuzione irregolare delle barre lungo l'asse X potrebbe suggerire un flusso di lavoro inefficiente.

A questo punto:

vanno identificate tutte le attività coinvolte nel processo produttivo e suddivise in attività specifiche;
bisogna misurare il tempo di ciclo di ogni attività, cioè il tempo necessario per completare un'attività specifica;
occorre creare il grafico a barre impilate che mostri il tempo di ciclo di ogni attività. Ogni barra rappresenta il tempo di ciclo di un'attività specifica. Le barre sono impilate in modo che la somma delle barre rappresenti il tempo di ciclo totale del processo;
bisogna analizzare il grafico per identificare rapidamente i processi sovraccaricati o sottoutilizzati e per riequilibrare la linea o riorganizzare il processo;
va mantenuto costantemente aggiornato il diagramma per visualizzare il carico di lavoro totale di un reparto e per identificare rapidamente eventuali sovraccarichi

I blocchi di attività sono gli elementi fondamentali che compongono lo Yamazumi chart. Ogni blocco rappresenta una specifica attività o operazione all'interno del processo in esame. Questi blocchi sono disposti lungo l'asse X, in corrispondenza delle diverse fasi o stazioni di lavoro, mentre la loro altezza è determinata dal valore sull'asse Y, che rappresenta il tempo o il carico di lavoro necessario per completare l'attività.
Possono essere classificati in diverse categorie, come ad esempio "a valore aggiunto" (sono i blocchi di attività che contribuiscono direttamente alla creazione del prodotto o alla fornitura del servizio e sono quindi considerati essenziali. Ad esempio, nel contesto di una linea di produzione, l'assemblaggio di componenti è un'attività di valore aggiunto) e "privi di valore aggiunto" (rappresentano le attività che non aggiungono valore al prodotto finale o al servizio e sono candidate per l'eliminazione o la riduzione. Potrebbe trattarsi, ad esempio, di tempi di attesa, movimentazioni inutili di materiali o attività ridondanti), per facilitare l'analisi del processo. Questa distinzione è cruciale per identificare le aree in cui possono essere apportati miglioramenti significativi.

Per realizzare un diagramma Yamazumi si può utilizzare Excel che è uno degli strumenti più accessibili e comunemente utilizzati anche se esistono, ovviamente, software appositi. Sebbene non possa offrire tutte le funzionalità avanzate di un software specializzato, Excel è - comunque - spesso sufficiente per le esigenze principali di molte organizzazioni, specialmente quelle con risorse limitate o con processi meno complessi.

Per realizzare uno Yamazumi chart con Excel occorre importare o inserire manualmente i dati raccolti, organizzandoli in colonne con diverse etichette come, ad esempio, "tempi di ciclo", "carico di lavoro", ecc. A questo punto si può utilizzare la funzione di creazione di grafici di Excel per trasformare i dati in un diagramma a barre e personalizzare l'output aggiungendo scritte, colori e altri elementi per facilitare la lettura e l'interpretazione dei dati.

Diagramma Yamazumi e diagramma di flusso

Lo Yamazumi chart e il diagramma di flusso sono entrambi strumenti utilizzati nella gestione dei processi e nell'ottimizzazione della qualità, tuttavia differiscono notevolmente nella loro struttura, nelle finalità e nell'applicabilità.

Per quanto riguarda la struttura e la finalità, il diagramma Yamazumi è focalizzato sull'analisi del carico di lavoro e del tempo associato a ciascuna attività in un processo ed è particolarmente efficace nell'identificare i colli di bottiglia e nell'ottimizzare l'efficienza operativa. Il diagramma di flusso, invece, è utilizzato per rappresentare la sequenza di passaggi all'interno di un processo e per mostrare come le diverse attività sono collegate tra loro. È utile per comprendere la struttura generale di un processo e per identificare potenziali aree di miglioramento.

Realativamente al dettaglio e alla profondità di analisi, lo Yamazumi chart offre un'analisi dettagliata e quantitativa del tempo e delle risorse necessarie per ciascuna attività, permettendo un'ottimizzazione mirata, mentre il diagramma di flusso fornisce una visione qualitativa del processo perché mostra le relazioni tra le diverse attività ma senza necessariamente fornire dati quantitativi sul tempo o sulle risorse.

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Questo tipo di diagramma può essere anche utilizzato in un'ottica kaizen per capire dove un processo può essere migliorato.
Ad esempio, possiamo indicare in giallo le attività che, a nostro giudizio, sono prive di valore aggiunto e andare ad investigarle con maggiore attenzione, se non altro per ridurne l'impatto a livello temporale. Le aree che, al contrario, sono quelle che forniscono valore aggiunto saranno quelle sulle quali concentrarsi maggiormente (indicate in verde).
Ancora, possiamo individuare con un terzo colore (ad esempio il rosso) le attività che rappresentano dei veri e propri sprechi che vanno eliminati. In poco tempo si avrà, così, una chiara rappresentazione del processo e delle aree dove andare a lavorare maggiormente.

Quali sono i vantaggi e i limiti dell'applicazione di un Yamazumi?

I vantaggi che possiamo ricavare applicando un diagramma come quello descritto sono molti:

è uno strumento visuale e questo è molto utile dato che un'immagine serve più di mille parole. Grazie a queste veloci rappresentazioni di tipo intuitivo, i lavoratori e i manager possono vedere immediatamente dove hanno origine i ritardi e porvi rimedio;
è uno strumento molto semplice da utilizzare.Non c'è alcun bisogno di complicate analisi quando possiamo contare su un buon diagramma Yamazumi ben dettagliato e aggiornato;
è sempre disponibile. Può essere appeso nelle vicinanze di una linea di produzione per essere un'esortazione costante al miglioramento continuo;
è uno strumento pubblico, tutti possono vederlo. In presenza di squadre di lavoro motivate, questo tipo di diagramma può essere utilizzato per aumentare la competitività tra reparti. Niente, infatti, motiva di più le persone di un pubblico riconoscimento dei brillanti risultati raggiunti;
permette di visualizzare subito quali sono le poche cose sulle quali concentrarsi per migliorare. Ricordate cosa dice il principio di Pareto? Che il 20% delle cause creano l'80% degli effetti. Con uno schema Yamazumi è facile vedere quali sono i colli di bottiglia e le attività che limitano le nostre performance per concentraci sui "vital few", le poche cose davvero importanti;
il diagramma Yamazumi può anche aiutare a confrontare le prestazioni tra le postazioni di lavoro o le macchine. Avendo il tempo di ciclo disponibile su tutte le linee, è possibile vedere quali devono essere ottimizzate

Ovviamente uno strumento non avrà mai solo vantaggi ma anche limiti. Quelli dello Yamazumi chart sono:

limiti nella visualizzazione dei processi: il diagramma Yamazumi può diventare complicato da leggere se ci sono troppe attività o se il processo è troppo complesso;
limiti nella valutazione della qualità: il diagramma Yamazumi si concentra principalmente sul tempo di ciclo delle attività e non tiene conto della qualità del prodotto o del servizio;
limiti nella gestione delle variazioni: lo Yamazumi chart non tiene conto delle variazioni nel tempo di ciclo delle attività

Dove applicare un diagramma Yamazumi?

Un diagramma Yamazumi può essere applicato in moltissime realtà, non solo quelle tipicamente produttive. In un call center, ad esempio, potrebbe aiutare a identificare i tempi di attesa eccessivi o le inefficienze nel processo di risoluzione dei problemi dei clienti, mentre nel settore sanitario potrebbe essere utilizzato per ottimizzare processi come la gestione delle cartelle cliniche o il flusso dei pazienti in un reparto. Nel campo della logistica, infine, il diagramma potrebbe essere impiegato per analizzare e migliorare processi come la gestione delle scorte, il trasporto e la distribuzione. In particolare, ad esempio, potrebbe rivelare inefficienze nel processo di imballaggio o i punti di congestione nel flusso di merci attraverso un magazzino.

Una curiosità? Potete provare ad applicare il diagramma anche nella vostra vita quotidiana, soprattutto se non avete mai tempo per fare le cose che vorreste fare. Applicate il diagramma di Yamazumi ad un'intera settimana della vostra vita, registrando le vostre attività. Non è difficile: vi basterà dividere la vostra settimana in 7 colonne di 24 ore e iniziate ad indicare le attività programmate (come, ad esempio, "palestra" o "pranzo"), assegnando loro un colore a seconda che le consideriate per la vostra vita attività a valore aggiunto o meno.
Suddividete il tempo rimanente in ore e inserite, giorno dopo giorno, tutte le vostre attività, indicandone sempre il colore. Dopo una settimana sarete in grado di vedere quanta parte della vostra vita aggiunge valore e quanta, invece, andrebbe rivista in un'ottica di miglioramento.

Esempio: applicazione in un'azienda metalmeccanica certificata ISO 9001

Fase 1: Pianificazione e preparazione
- definizione degli obiettivi: stabilire gli obiettivi specifici che si desidera raggiungere con il diagramma Yamazumi come l'identificazione dei colli di bottiglia o l'ottimizzazione dell'efficienza operativa;
- selezione del processo: scegliere un processo o una linea di produzione specifica che necessiti di miglioramento o analisi;
- team di progetto: formare un team multidisciplinare che includa operatori, ingegneri e personale della qualità;
- tempistiche: stabilire un calendario per la raccolta dei dati, l'analisi e l'implementazione delle modifiche
Fase 2: Raccolta dei dati
- identificazione dei dati: definire i dati che saranno raccolti come, ad esempio, quelli relativi ai tempi di ciclo, al carico di lavoro e all'utilizzo delle risorse;
- metodologia di raccolta: utilizzare strumenti come cronometri, contatori o software di monitoraggio per raccogliere dati accurati;
- validazione dei dati: verificare l'accuratezza dei dati raccolti attraverso metodi come il campionamento
Fase 3: Creazione del diagramma
- strumento di creazione: utilizzare un foglio di calcolo Excel per inserire i dati raccolti e creare un diagramma a barre;
- organizzazione dei dati: suddividere le attività in categorie come "a valore aggiunto" e "non a valore aggiunto" e posizionarle sull'asse X in base al flusso del processo;
- visualizzazione: utilizzare l'asse Y per rappresentare il tempo di ciclo o il carico di lavoro di ciascuna attività;
Fase 4: Analisi e ottimizzazione
- identificazione dei colli di bottiglia: utilizzare il diagramma Yamazumi per identificare le aree in cui il tempo di ciclo è eccessivo o dove si verificano rallentamenti;
- pianificazione delle azioni correttive: sviluppare un piano per ridurre i colli di bottiglia che potrebbe includere la redistribuzione delle risorse o la modifica delle attrezzature;
- implementazione: eseguire le azioni correttive e monitorare gli effetti sul processo
Fase 5: Monitoraggio e controllo
- audit: utilizzare il diagramma Yamazumi come uno strumento durante gli audit per dimostrare la conformità alla ISO 9001;
- revisione e aggiornamento: periodicamente, rivedere e aggiornare il diagramma Yamazumi per riflettere qualsiasi cambiamento nel processo o nelle condizioni operative

Supponiamo, ad esempio, di voler ottimizzare una linea di assemblaggio per la produzione di un componente metallico e che la linea di assemblaggio abbia un collo di bottiglia nel processo di saldatura. Dopo aver raccolto i dati, il diagramma Yamazumi potrebbe mostrare che il tempo di ciclo per la saldatura è di 15 minuti, mentre altre attività richiedono solo 5-10 minuti. Ad un'analisi iniziale, lo Yamazumi chart mostra chiaramente che la saldatura è un collo di bottiglia. Come azioni correttive si potrebbe considerare l'acquisto di un nuovo impianto di saldatura più efficiente o la formazione degli operatori su tecniche di saldatura più rapide. Dopo aver implementato le modifiche, sarebbe bene fare un nuovo diagramma Yamazumi che mostri se il tempo di ciclo per la saldatura è stato ridotto oppure no.

Conclusioni

Il diagramma Yamazumi è uno strumento utile per il bilanciamento delle linee produttive e può portare numerosi vantaggi alle aziende che lo utilizzano perché consente di visualizzare il carico di lavoro di un reparto produttivo, di un ufficio o di un ristorante e di identificare rapidamente i processi sovraccaricati o sottoutilizzati. In questo modo, è possibile riequilibrare il carico di lavoro tra i dipendenti o riorganizzare il processo per migliorare l'efficienza.

Uno Yamazumi chart aiuta a eliminare le attività che non aggiungono valore e a recuperare il tempo che potrebbe essere impiegato in attività o investimenti a valore aggiunto.

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